Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Vastaanottovirkailija
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme vastaanottovirkailijaa vahvistamaan asiakaspalvelutiimiämme ja toimimaan yrityksemme etulinjassa. Tässä tehtävässä olet ensimmäinen henkilö, jonka asiakkaat, vierailijat ja yhteistyökumppanit kohtaavat saapuessaan toimipisteeseemme, joten roolisi on keskeinen myönteisen ensivaikutelman luomisessa. Vastaanottovirkailijana vastaat vastaanoton päivittäisestä toiminnasta, asiakkaiden ystävällisestä ja ammattimaisesta kohtaamisesta sekä siitä, että vierailukokemus on sujuva, turvallinen ja miellyttävä alusta loppuun. Tehtävä sopii henkilölle, joka viihtyy ihmisten parissa, hallitsee useita samanaikaisia tehtäviä ja pystyy säilyttämään rauhallisen, palveluhenkisen otteen myös kiireisissä tilanteissa.
Työssäsi otat vastaan vierailijoita, vastaat puheluihin ja sähköposteihin, ohjaat asiakkaita oikeille henkilöille tai osastoille sekä huolehdit ajanvarausten, kokoustilojen ja yleisten vastaanottopalveluiden koordinoinnista. Lisäksi tehtävään voi kuulua postin ja lähetysten käsittelyä, kulkulupien hallintaa, perustietojen kirjaamista järjestelmiin sekä toimiston yleisen järjestyksen ja viihtyisyyden ylläpitämistä. Vastaanottovirkailija toimii usein tärkeänä tiedonvälittäjänä eri sidosryhmien välillä, minkä vuoksi hyvät viestintätaidot, tarkkuus ja luotettavuus ovat tehtävässä olennaisia.
Arvostamme henkilöä, jolla on aito halu auttaa muita ja kyky kohdata erilaisia ihmisiä ystävällisesti ja kunnioittavasti. Menestyäksesi tehtävässä tarvitset hyviä organisointitaitoja, oma-aloitteisuutta sekä valmiutta tarttua käytännön tehtäviin joustavasti. Sinulla tulisi olla hyvä suullinen ja kirjallinen viestintäkyky suomeksi, ja englannin kielen taito katsotaan eduksi monissa asiakaskohtaamisissa. Aiempi kokemus vastaanotto-, asiakaspalvelu- tai toimistotehtävistä auttaa tehtävässä menestymisessä, mutta tärkeintä on oikea asenne, oppimishalukkuus ja kyky toimia ammattimaisesti erilaisissa tilanteissa.
Tarjoamme sinulle monipuolisen ja näkyvän roolin osana ammattitaitoista työyhteisöä, jossa työlläsi on suora vaikutus asiakaskokemukseen ja arjen sujuvuuteen. Saat mahdollisuuden kehittää asiakaspalvelu-, viestintä- ja toimistohallinnon taitojasi sekä työskennellä ympäristössä, jossa arvostetaan yhteistyötä, täsmällisyyttä ja positiivista palveluasennetta. Jos nautit vaihtelevasta työstä, pidät järjestyksestä ja haluat olla tärkeässä roolissa luomassa tervetullutta ja ammattimaista ilmapiiriä, tämä tehtävä voi olla juuri sinulle sopiva.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Toivottaa asiakkaat ja vierailijat tervetulleiksi ystävällisesti ja ammattimaisesti
- Vastata puheluihin, välittää viestejä ja ohjata yhteydenotot oikeille henkilöille
- Hallinnoida ajanvarauksia, vierailijakirjauksia ja kokoustilavarauksia
- Käsitellä saapuvaa ja lähtevää postia sekä muita lähetyksiä
- Ylläpitää vastaanottoalueen siisteyttä, järjestystä ja viihtyisyyttä
- Avustaa hallinnollisissa tehtävissä, kuten tietojen syöttämisessä ja asiakirjojen käsittelyssä
- Neuvoa asiakkaita toimipisteen käytännöissä ja palveluissa
- Huolehtia kulkuluvista, vierailijaturvallisuudesta ja perusohjeistuksesta
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Kokemus asiakaspalvelu- tai vastaanottotyöstä katsotaan eduksi
- Erinomaiset vuorovaikutus- ja palvelutaidot
- Hyvä suomen kielen suullinen ja kirjallinen osaaminen
- Englannin kielen taito asiakaspalvelutilanteissa on eduksi
- Kyky hallita useita tehtäviä samanaikaisesti huolellisesti
- Perustaidot toimisto-ohjelmissa ja sähköisissä järjestelmissä
- Täsmällinen, luotettava ja oma-aloitteinen työote
- Ammattimainen esiintyminen ja rauhallisuus kiireessä
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on vastaanotto- tai asiakaspalvelutehtävistä?
- Miten varmistat erinomaisen ensivaikutelman asiakkaalle?
- Kuinka toimit tilanteessa, jossa vastaanotossa on samanaikaisesti useita asiakkaita?
- Millaiset tietojärjestelmät tai toimisto-ohjelmat ovat sinulle tuttuja?
- Kuinka hyvin hallitset suomen ja englannin kielen asiakaspalvelussa?
- Miksi olet kiinnostunut vastaanottovirkailijan tehtävästä?
- Miten käsittelet haastavia tai tyytymättömiä asiakkaita?
- Millainen työympäristö auttaa sinua onnistumaan parhaiten?
